Специфика автоматизации бэк-офиса предприятия
Под автоматизацией офиса понимается ряд мероприятий по организации и поддержке коммуникаций внутри компании и за ее пределами, снижающих влияние человеческого фактора. Этот процесс осуществляется на базе современных средств передачи и обработки информации. В частности, автоматизация затрагивает работу бэк-офиса, состоящего из сотрудников внутренних отделов, не взаимодействующих непосредственно с клиентами. В их компетенции — бухгалтерия, работа с кадрами, складская и другая деятельность.
Автоматизация офиса проводится поэтапно после проведенного анализа на предмет потребностей всех отделов организации. Комплекс мероприятий может включать создание интегрированной информационной сети, выбор походящего оборудования и программного обеспечения, монтаж кабельных линий связи и так далее. Основой для автоматизации служит единое информационное пространство, куда входит универсальная база данных о деятельность организации, ее сотрудниках, клиентах и партнерах.
К типовым решениям автоматизации бэк-офиса относятся системы:
- электронного документооборота;
- бухгалтерского учета;
- внутреннего учета операций с ценными бумагами;
- учета кадров.
Автоматизированный подход упрощает управление IT-службой, снижает эксплуатационные расходы, а также увеличивает эффективность работы внутренних подразделений организации, включая обработку заказов на расходные материалы, отслеживание инвентаря, оповещение о пополнении запасов, выставление счетов, оптимизацию внутренней корпоративной переписки и т. п.
Успешная автоматизация бэк-офиса возможна при соблюдении ряда условий. Во-первых, работа исполнителей должна быть четко скоординирована. Во-вторых, движение документации требует максимально возможной оптимизации. Наконец, необходимо обеспечить взаимодействие всех внутренних подразделений предприятия в формате производственного объединения.
Современные реалии требуют автоматизации бэк-офиса для поддержания связи персонала внутри компании за счет предоставления передовых средств коммуникации на базе компьютерных сетей и других цифровых технологий. Благодаря внедрению такого подхода появляется возможность выявления истинной загрузки подразделений и ее перераспределения по мере необходимости, определения стоимости нормо-часов с учетом разной квалификации исполнителей, перестройки системы мотивации сотрудников для улучшения общей эффективности деятельности предприятия. Автоматизация реализуется с помощью специализированных платформ и комплексных сервисов.